Samarinda – Dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang lebih efisien dan transparan, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menggelar kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis yang melibatkan dokumen periode 2005 hingga 2011. Kegiatan ini, yang berlangsung pada Selasa, 5 November 2024, di Aula Dispora Kaltim, menjadi bagian dari upaya lebih luas untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip di tingkat pemerintahan, dengan menekankan pentingnya digitalisasi.
Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan adalah langkah strategis untuk mengurangi beban administratif. Dokumen-dokumen yang dimusnahkan, termasuk arsip keuangan dan kepegawaian dari tahun 2005 hingga 2011, dianggap sudah tidak lagi diperlukan dalam mendukung operasional dinas.
Selain itu, penyerahan arsip statis dari periode 2008 hingga 2011 kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim juga dilakukan untuk memastikan keberlanjutan pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur.
“Pemusnahan arsip yang tidak lagi diperlukan adalah langkah krusial untuk menghindari penumpukan dokumen yang dapat menghambat kelancaran administrasi,” ungkap Rasman.
Ia menambahkan bahwa proses ini harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
Rasman juga menyoroti pentingnya digitalisasi arsip dalam konteks modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan. Digitalisasi memungkinkan akses yang lebih cepat dan efisien terhadap dokumen-dokumen penting tanpa harus mengandalkan dokumen fisik yang memakan ruang penyimpanan dan rentan hilang atau rusak. Menurutnya, digitalisasi adalah solusi jangka panjang untuk memastikan bahwa arsip yang berharga tetap terjaga dengan baik dan mudah diakses.
“Dokumen-dokumen yang penting harus tetap terjaga, terutama dalam konteks hukum, di mana keberadaan dan keaslian dokumen sangat vital,” tambahnya.
Meskipun sebagian dokumen fisik masih tersimpan, digitalisasi dianggap sebagai solusi yang lebih praktis dan aman dalam penyimpanan dan pengelolaan data.
Dispora Kaltim berharap dengan adanya inisiatif ini, pengelolaan arsip dapat lebih efisien dan terorganisir, sekaligus mendukung transparansi dalam administrasi pemerintahan. Rasman menegaskan bahwa digitalisasi arsip akan membantu menciptakan sistem manajemen dokumen yang lebih modern, sesuai dengan tuntutan hukum dan perkembangan teknologi.
“Keputusan untuk memusnahkan dokumen selalu mempertimbangkan relevansi dan kebutuhan administrasi, serta untuk memastikan bahwa arsip yang diperlukan tetap tersedia dengan cara yang lebih aman dan efisien,” jelasnya.
Dengan implementasi digitalisasi, Dispora Kaltim berharap dapat meningkatkan kualitas layanan administratif dan memberikan contoh bagi instansi lain dalam memanfaatkan teknologi untuk pengelolaan data yang lebih baik. Melalui langkah ini, diharapkan juga dapat tercipta sistem pemerintahan yang lebih responsif dan akuntabel dalam melayani masyarakat.