Samarinda – Dalam upaya untuk memperbaiki transparansi dan efisiensi dalam pengelolaan data, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melaksanakan pemusnahan arsip serta penyerahan arsip statis yang mencakup periode 2008 hingga 2011. Kegiatan ini berlangsung di Aula Dispora Kaltim pada Selasa, 5 November 2024, dan dilakukan secara kolaboratif dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.
Pemusnahan arsip yang melibatkan dokumen-dokumen kepegawaian dan keuangan untuk periode 2005 hingga 2011 ini bertujuan untuk mengurangi tumpukan arsip yang sudah tidak lagi diperlukan, serta untuk memastikan pengelolaan arsip yang lebih rapi dan sistematis ke depan. Kegiatan ini juga mencerminkan komitmen Dispora Kaltim dalam meningkatkan kualitas administrasi dan pelayanan publik melalui proses yang lebih transparan.
Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, menjelaskan bahwa kegiatan ini telah direncanakan sejak dua tahun lalu. Pemusnahan ini melibatkan arsip-arsip yang telah melampaui batas waktu simpan yang ditentukan, seperti dokumen keuangan yang sudah berusia lebih dari 10 tahun.
Selain itu, sebanyak 142 berkas arsip statis yang terdiri dari dokumen pendirian Dispora Kaltim dan arsip kepegawaian lainnya, diserahkan kepada DPK Kaltim untuk disimpan sesuai ketentuan yang berlaku.
“Arsip yang kami musnahkan adalah dokumen yang sudah tidak terpakai dan tidak relevan lagi untuk pengelolaan administrasi, seperti arsip keuangan yang lebih dari 10 tahun,” kata Sri Wartini.
Ia menambahkan bahwa pemusnahan dan penyerahan arsip statis ini adalah langkah penting dalam upaya mendukung operasional yang lebih efisien dan akuntabel di lingkungan Dispora Kaltim.
Sri Wartini juga menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam mendukung kelancaran administrasi.
Menurutnya, dengan adanya pengelolaan arsip yang lebih baik dan terstruktur, Dispora Kaltim dapat memastikan bahwa data yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah, sementara arsip yang sudah tidak relevan dapat dihapuskan dengan cara yang sesuai prosedur.
“Dengan langkah ini, kami berharap proses administrasi di Dispora Kaltim akan lebih optimal, dan dapat mendukung transparansi serta efisiensi dalam pengelolaan data,” tutupnya.
Kegiatan pemusnahan arsip ini tidak hanya memperlancar proses administrasi internal, tetapi juga menunjukkan komitmen Dispora Kaltim terhadap prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik, termasuk di dalamnya aspek transparansi dan akuntabilitas. Dengan demikian, kegiatan ini menjadi bagian dari upaya berkelanjutan untuk mewujudkan pemerintahan yang lebih efektif dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
